編者按：本文作者億方云CEO程遠。曾服務于世界最大的企業云存儲服務商Box并助力其成功登陸紐交所。2013年回國創立億方云，致力于為企業客戶提供最專業的文件管理服務。目前，億方云已獲得頂級風投數千萬美元融資，擁有包括龍湖地產、晶科能源、森馬等大中型企業和團隊用戶超過80000家。程遠先生根據多年資深的行業經驗和對國內市場的理解，梳理和總結出《企業網盤選型白皮書》，希望對CIO選型有參考意義。

　　全面數字時代即將到來，在全面數字時代，企業所有的數據將會電子化，這些數字資產將成為企業未來保持競爭力和健康發展至關重要的武器。幫助企業數據產生價值的大數據應用應運而生，隨即成為目前所有企業最關注、最熱門的領域。

　　在過去的幾年，我們談到企業大數據，更多是討論企業的結構化數據，也就是存在于數據庫中的企業的生產數據、交易數據、銷售數據等等，這些數據存儲相對集中，比較容易通過不同的數據應用提取對業務有幫助的分析價值。目前企業普遍還沒有對另一類規模更大、價值更高的數據產生足夠的關注，這些數據是以各種文檔、圖片、視頻、音頻文件為代表的非結構化數據。這類數據目前處于極度分散的狀態，而他們往往承載的是企業商業價值最高的知識/商業信息，這些數據的丟失、泄露或者無法訪問共享都會給企業的信息安全、知識傳承和業務效率帶來極大的影響。美國奧斯特曼研究公司(Osterman Research)在2016年的一份白皮書報告中，對北美187位來自IT/HR領域的人員深入調查，分析員工離職對企業信息安全的影響，詳情請見下表：

　　億方云對企業內容管理市場的理解

　　我們對企業內容管理市場新的認知并非空穴來風，是結合億方云服務大客戶的實踐經驗，從企業信息化建設的角度出發，緊密圍繞企業文件的管理、存儲、共享等方面的需求，經過長期的摸索和經驗總結，才形成一個利于幫助企業的決策者進行企業內容管理產品的判別及選擇方法的選型模式。

　　首先，我們需要先回顧一下以往企業使用過的一些傳統的文件存儲系統，我們認為傳統的文件管理方式分為以下三個階段：

　　A. 以FTP、Windows網絡存儲為代表的企業文件管理1.0階段;

　　B. 以傳統文檔管理系統、內容管理系統為代表的企業文件管理2.0階段;

　　C. 以企業網盤為代表的企業文件管理3.0階段。

　　接下來，通過上述三階段的發展，我們可以梳理出企業需求的進化以及這些產品在具體使用過程中存在的問題及局限性。

　　企業文件管理1.0： FTP、Windows網絡存儲

　　企業使用場景：FTP、 網絡存儲可能是企業最早使用的文件集中存儲形式了，它們能給企業提供的便是最基本的局域網內的文件集中存儲、基于目錄結構的訪問以及簡單共享。

　　產品局限性：這類系統的缺陷也非常明顯，很難進行外網訪問尤其是移動訪問，沒有完整的權限系統，無法滿足文件搜索、文件預覽、文件同步問等核心企業需求，更沒有文件安全和管理等高級功能，總體來說不能算是一個完整的企業級應用。

　　企業文件管理2.0：傳統文檔管理系統、內容管理系統

　　企業使用場景：作為一款真正的企業級應用，這類產品主要幫助解決企業在文件管理上的需求，企業使用的主要場景是對重要的結果性文件進行有序的歸檔和權限管理。這類產品通常是從企業管理者或者IT的需求進行設計，具有比較完善的管理功能和權限系統。

　　產品局限性：雖然可以比較有效的覆蓋企業管理者的需求，但作為企業核心的文件存儲系統，傳統的文檔管理系統最大的弊端在于往往在于太重管理，而忽略了企業員工在系統易用性、便捷訪問和共享上的需求。往往我們最后看到的結果是企業部署了一套文檔管理系統，但因為系統復雜難用，員工會產生抗拒使用的心理，而繼續使用很多個人級的產品比如郵件、QQ群共享、個人網盤等，這樣一方面導致企業投資系統的閑置，但更為重要的是企業不能真正有效的將這些在日常工作過程中產生的含有寶貴商業價值的文件進行匯聚、存儲和安全保護。

　　企業文件管理3.0：企業網盤

　　企業使用場景：企業網盤是近幾年一種新興的企業文件存儲方式，也是企業文件存儲向云端進化的一個標志。使用企業網盤，用戶可以便捷的進行隨時隨地的文件訪問、搜索、查看及簡單的共享，幫助企業尤其是團隊比較分散的企業有效提升工作協同效率。

　　產品局限性：企業網盤雖然有不錯的易用性，但它更多是滿足企業在文件存儲、訪問和共享方面的基礎需求, 而對于企業的高級需求例如文件協作、文件管理以及安全管控沒有有效的覆蓋，不是一款完整的企業級應用。

　　從這些不同代的企業文件管理產品我們分析出企業需求進化的路徑：FTP幫助企業實現了文件的基本存儲，文檔管理系統重點針對企業的管理需求，而企業網盤主要解決的是企業文件訪問以及共享的場景，但這三代產品都無法完整覆蓋企業的全部需求，并且存在明顯的弊端。隨著企業在互聯網時代越來越強調數據共享和辦公協同，傳統的文件管理系統已經無法跟上企業發展的腳步了。

　　傳統的企業文件管理解決方案既然存在明顯的弊端，那么新一代的企業文件管理產品(企業文件管理4.0階段)該具備哪些特征來滿足企業信息化建設中對內容管理的訴求?

　　新一代的企業文件管理產品

　　接下來我從產品畫像、功能剖析、技術架構評估要點、部署方式四個維度進行深度剖析。

　　企業文件管理產品Mr.Right的產品畫像

　　既然前幾代的產品都不是企業的Mr. Right ，而企業的需求又產生了多樣性的變化，那我們首先需要為符合企業未來的文件管理產品畫一個像。然后在此基礎上進行深入的展開。

　　a) 同時滿足企業管理者和員工的需求

　　企業管理者和員工對文件的需求是很不一樣的，前幾代產品往往只能滿足其中一者，而這種比較分裂的需求滿足要么導致員工不喜歡用或者用不起來，要么會引起企業文件管理不善，信息安全存在比較大的風險。所以未來的企業文件管理產品一定要能同時滿足企業管理者和員工的需求，讓兩者之間找到一個很好的平衡和統一。對于企業管理者來說，這個系統要能幫助企業有效的匯聚、存儲和管理所有的企業文件，實現知識的有效積累和安全保護。同時它一定是非常簡單和易用的，能成為員工日常進行隨時隨地的文件訪問、共享以及協同的基礎辦公工具。

　　b) 一站式內容平臺

　　之前每一代的企業級文件管理系統都只能滿足企業的部分需求，企業因此而購買多套不同類型的系統顯然是有問題的。首先這會導致系統和系統之間的信息孤島，數據無法互通會導致企業的業務鏈條很難打通，而傳統軟件基礎之上的二次開發又非常麻煩并且成本很高。再者這會導致企業無法對所有的文件數據進行統一標準的管理和安全保護。因此未來企業的文件管理系統的另一個畫像特征就是：一站式內容平臺。

　　之所以含有平臺兩個字，是因為企業這些多種多樣的需求并非一個具體的產品設計可以滿足的。OA里面需要調用文件發起審批，審批后的文檔能夠方便的歸檔; 研發文檔庫中需要方便的文件搜索和預覽;而CRM系統中銷售需要很方便對于不同客戶項目的產品資料、PPT、合同進行隨時隨地的訪問與共享……如果CIO們未來期望這些文件數據能進行統一存儲和安全控制，又同時能夠滿足這些不同業務系統的文件需求，未來的企業文件管理解決方案一定要具有PAAS化的能力。將例如文件存儲，搜索，預覽，編輯，權限這些基礎文件能力以非常標準的API、SDK的形式開放出來，可以被非常方便的嵌入企業業務系統，而企業的員工既可以使用文件管理平臺專有的APP進行文件訪問和共享，同時也可以在其他業務系統中方便的使用(如下圖所示)。

　　對標企業需求金字塔，企業決策者合理延伸需求

　　不同的企業對內容管理的需求程度不同，對企業的需求進行分層，并給出在每一層的一些代表性的功能，在此基礎之上企業的決策者可以根據自己的個性化需求進行延伸。這是億方云基于企業需求的理解畫出的企業在文件管理與共享上的需求金字塔。

　　第一層：文件存儲與傳輸

　　基本操作文件系統的設計好壞將是整個文件管理系統性能、可用性、擴展性的關鍵。

　　第二層：文件訪問與應用

　　移動辦公需求越發剛需的今天，通過移動端直接對企業的文件進行便捷的訪問、預覽、搜索、編輯將成為文檔管理產品的標配。

　　第三層：文件共享與協作

　　流轉的文件才能產生更大的價值，文件協作是高度行業化，場景化的。不同行業有著不同的文件協作的需求，基于此就會衍生出更多的文件協作功能。

　　第四層：管理與安全

　　文檔是企業最具價值的數字資產，企業文檔管理工具的安全性和管理性尤其重要。

　　充分的技術評估，幫助實現高質量的產品選型

　　剖析完功能層面，接下來我們談談企業在選擇這類產品時的技術考量。文件管理將會是企業未來最基礎、最核心的信息化組成部分，沒有充分的技術評估，選錯一個系統會導致大量的系統穩定性、性能以及安全問題，而當企業因為這些原因需要進行系統替換時，成本將會是非常高的。下面我們將會選取企業文件管理系統最重要的幾個技術環節進行深度的解析。

　　公有云、混合云和私有云，合理選擇不同部署方式

　　過去的幾年，企業云服務在中國快速的崛起，得到了越來越多的企業認可。這源自云服務的一次性投入成本低、無需部署、使用靈活、產品易用性高、維護復雜度低等優點。但確實還存在很多企業因為對于數據安全和隱私性的擔憂仍然傾向于私有云系統�？v觀上文的描述，企業未來需要的文件管理系統已經不僅僅是一個簡單的存儲系統，而是一個能有豐富文件訪問、協作、管理、安全功能的企業級內容平臺。這樣的一套系統往往需要比較多的服務器和很有經驗的運維人員進行支撐。接下來我們講給不同類型的企業進行部署方式的推薦，讓企業可以根據自己的需求合理的進行部署方式的選擇。

　　首先我們先對不同的部署方式進行定義：

　　●私有云：將一整套完整的系統部署在企業的內網中，由企業IT部門全權維護的部署方式

　　●公有云：以云服務的方式采購企業云服務商，不需要在企業內進行系統部署的方式

　　●混合云：介于私有云和公有云之間，允許企業選擇把文件存儲放在本地保證數據可控，但同時可以利用公有云平臺的計算和訪問能力的混合型部署方式

　　按行業：以軍工涉密企業和銀行為代表的機密性非常高，合規性要求很多的行業，這些企業一般因為合規和涉密要求根本無法考慮私有云以外的部署方式，而且往往他們都具有比較充裕的預算和IT能力，在這種情況下目前來說私有云可能還是比較適合的選擇。以制造、零售、教育、工程、互聯網等為代表的涉密性和合規性要求相對沒有很高的行業，部署一套私有云是一種長期來看ROI很低而且會造成非常重的運維負擔，建議部署公有云或者混合云。

　　按企業規模：對于超過500人以上的企業來說，如果對數據可控性要求比較高，建議采用混合云的部署方式，當然同樣也可以采用公有云的方式。最后的選項才是私有云。除非是涉密行業，絕大多數 500 人以下的企業沒有必要也不應該自建一套文件管理系統，使用云服務是ROI更高，可靠性更優的選擇。

　　按IT能力：沒有完整的IT團隊以及數據中心，選擇公有云無疑是最好甚至是唯一的選擇，盲目自建一套系統很有可能企業未來無法能持續維護，建議部署公有云;具有一支比較小而精的IT團隊，有一定數量(五臺以上)的服務器和存儲資源，混合云相對來說對IT的運維專業能力和服務器資源要求較低，可結合行業屬性部署混合云或公有云;具備一支專業程度高，分工完整的IT團隊，有中型以及大型IDC，團隊具備搭建私有云的能力，但如沒有特殊必要仍然推薦公有云和混合云。

　　按使用場景：大型企業局域網內使用，大文件傳輸多，建議部署混合云，混合云在局域網內使用時傳輸速度和訪問速度更快，因為存儲在本地;移動使用場景多，團隊分布全國甚至全世界，建議部署公有云，公有云在多地異地訪問上有著非常突出的優勢;業務團隊需要快速上線一個系統能完成便捷，高效的文檔共享或項目協作，建議部署公有云，混合云或者私有云的部署方式都需要IT部門的重度參與，系統的上線周期相對會比較長。當業務部門需要一套系統快速支撐業務推進的時候，公有云將會是最高效的選擇。

　　CIO選擇企業文檔管理產品的步驟和建議

　　在企業未來真正評估這類產品的時候，我們建議企業決策者按照以下步驟進行逐步的篩選和判斷：

　　1. 從管理層、業務層、員工側完整收集需求進行整理

　　2. 根據需求以及上文對于核心功能的闡述對潛在產品選項進行匹配評估

　　3. 對潛在產品在上文中提到的關鍵技術從廠商處搜集信息，進行論證

　　4. 組織1-2個業務部門進行產品試用，提供用戶使用反饋

　　5. 根據企業的需求、IT能力和未來產品定位綜合評估最佳部署模式

　　6. 最終綜合選擇最優產品

　　互聯網時代，企業面臨最大的挑戰便是如何應對變化越來越快的市場和競爭。而IT部門也越來越從從前的企業輔助支撐的角色變成跟隨企業戰略的牽引者的角色。在選擇適應未來的IT系統時，同時要考慮企業管理的需求以及員工和業務部門對于效率和易用性的需求，本文便是站在面向未來的角度為企業在選擇文件存儲，管理及共享解決方案時提供盡可能客觀，專業，全面的評估和決策支持，希望能對企業有所幫助。