招采部門可能不是醫療機構中最耀眼的領域，但它的新技術投資可以對病患護理和財政業績產生重大影響，通過電子招采可以有效節約醫療成本。

　　按照傳統，招采團隊要花無數個小時手動訂購物資;在某些醫院，員工每次拿東西都要走一遍流程，但在緊急情況下這很難實現;庫存沒法總是準確上報，或者庫存總是不足，最終導致手續延期和成本增加。

　　因此，招采部門非常贊成數字化轉型，轉向電子招采系統。大多數的部門主管表示，這將對他們的供應鏈產生影響。但目前企業自動化流程還沒有全面普及，招采主管必須向醫療機構的財務部門證明自動化的價值，才能提高流程效率。

　　分解成本節約

　　財務部門最關心的是一件事：企業的財務底線。如果應用程序沒有很好的財務意義，也就沒有商業意義。在醫療保健行業尤其如此，利潤率壓力可能導致短期投資縮水，而這些短期投資將在長期內獲得回報。

　　這種節約使得招采部門很難立即證明自動化項目的合理性。但他們可以通過展示技術如何降低成本、風險和浪費來證明其價值，尤其是在數據管理方面。招采系統中的數據質量至關重要，系統之間的數據傳輸也是如此。

　　以往招采專業人員通常依賴于手動、重復的工作區。從表面上看，對于采購專業人員來說，打開一封電子郵件，在附件中下載一份Word文檔，找到一條關鍵信息，將這些數據輸入系統，這似乎不是一種負擔。但是，如果你考慮到重復執行該任務所需的時間，就會明白這導致他們損失大量的工作時間，并容易發生人為數據輸入錯誤的情況。

　　繁重而昂貴的手動活動給現代醫療機構帶來了壓力，而自動化是解決這些重復性問題的答案。下面我們將以8Manage SRM電子招采系統為例，詳細了解電子招采自動化幫助醫療機構節省招采成本的三種方式。

　　① 供應商數據管理

　　醫療保健領域普遍存在著一個問題：大多數招采組織在不同的供應商中接收各種格式的數據，然而供應商記錄太多，無法主動維護主數據。

　　醫療招采部門在這方面很有負擔，因為對藥品、設備和其他重要物資進行維護和登記的精確性實際上意味著生與死的差別。雪上加霜的是，供應商數據容易發生變化，手動更新的錯誤率自然很高。

　　好在高效的8Manage SRM電子招采系統自動化可以應用于檢查供應商的聯系信息。舉個例子，招采部門在其供應商記錄中發現26.4%的錯誤率。為了糾正這些錯誤，8Manage SRM電子招采自動化會向這些供應商發送一個標準的網頁表單，請求更新信息。隨后更新記錄系統，不需要任何手動數據輸入。

　　將26.4%的錯誤率乘以系統中的供應商數量，使用保守的100美元的錯誤成本估值，就能得到每1,000個供應商節省2.64萬美元成本的保險估算。

　　② 采購訂單處理

　　從輸入請購單到多級審批，再到最終轉換，完全處理采購訂單(PO)的總成本很容易被低估。但是8Manage SRM電子招采系統可以分析現有數據，估計訂單審批通過的可能性，然后自動審批高于預定置信水平的訂單。所以，要計算潛在的節省，可以從采購訂單處理成本開始。

　　舉個例子，我們使用報告的中值和世界級值，分別為162.08美元和35.88美元。這些價值的差異給我們提供的節省值，每個采購訂單節省126.22美元。將此值乘以企業在一年內處理的PO數量，計算出每1000個PO每年可節省12.622萬美元。

　　同樣，擁有機器學習功能的8Manage SRM也可以被應用于預測性排序，這在醫療保健行業是一個特別有價值的好處，因為突發情況的性質使得很難估計每個月需要多少給定的物資。醫療機構往往會在準備階段過多訂購物資，但這會導致庫存過期和計劃無效。

　　8Manage SRM幫助醫療機構輕松地處理不同類型的采購需求，若需要采購的物料有庫存，可優先使用現有庫存。系統實時審計存貨并檢測最低庫存，自動提醒相關人員進行補貨，讓醫院不再缺少設備和藥品，從而避免緊急采購情況的發生。這能大大減少用于庫存盤點、訂購和跟蹤過期物品的時間。

　　③ 增加管理下的支出

　　自動化使你的企業能夠利用來所有系統的數據，進行更好的支出分析。這些報告可以完全自動化，并與正確的決策者共享，以便快速獲得審批。有研究報告表明，增加管理下的支出(SUM)，每多花一美元，可以節省6%到12%。

　　在本例中，我們使用Chief Purchasing Officer Rising研究報告的數據——SUM平均為53.6%，世界級的SUM平均為89.1%，這些數字之間的差異是提高你的SUM的潛在機會。乘以上述每一美元的最低儲蓄額(6%)，就可以得到你總支出中每一美元的潛在儲蓄額。通過提高SUM， 在每1000萬美元的年度支出中，企業平均可以節省21.3萬美元。

　　8Manage SRM電子招采系統支持在合同下進行費用的預算以及記錄實際開支，成本信息資源可以共享。系統幫助醫院加強財務內部審計，全面監督醫院的財務活動，強化風險防范，減少資金損失。

　　對于任何現代醫療招采部門來說，數據是做出積極、知情的支出決策的關鍵。在手動完成工作的組織中，醫生和保險公司工作人員獨自進行決策——通過電話和面對面溝通。但當所有的財務數據無縫流動時，SUM和效率以及病人護理都得到了改善。

　　④考慮自動化的人為因素

　　招采部門都是有價值的、技術熟練的專業人員，但人類員工并非永不犯錯。在醫療保健行業，86%的錯誤都屬于行政方面。比如浪費時間、無意中引入錯誤等等，這些都會打擊他們的士氣，并影響他們對公司的貢獻。

　　相反，使用自動化的員工有時間關注工作中的人為因素，比如建立聯系和改善客戶體驗。即使你的醫療保健公司只能將招采過程中的一個步驟自動化，這對員工來說也少了一件煩人的事。

　　自動化對招采部門的好處并不會都在一夜之間發生，但正確的電子招采系統的應用，確實能夠減輕醫療機構日常工作強度、提高采購效率并節省醫療成本，更好地為臨床醫療、科研、教學工作服務，對促進醫療機構和諧穩定的發展起著至關重要的作用。聯系我們獲取更多節約采購成本的自動化解決方案吧。